Недавно Антон, создатель блога Applicator (оказалось, что я периодически его читал), спросил о том, как я храню заметки и другую информацию. Попытался описать мой подход.

Раньше я хотел иметь универсальный “заметочник”, к которому можно иметь доступ с телефона, нескольких маков и даже Linux. Это подразумевало синхронизацию. Телефон же вносил ограничение — эта синхронизация могла быть только через популярный сервис типа Dropbox, в худшем случае — BTSync (сейчас Resilio).

Сделаю отступление, описав мои потребности. Я использую/использовал такие заметки:

  • Рабочие заметки. По профессии я Ops/SRE/DevOps (если не по-хипстерски, то слегка прокачанный в сторону разработки сисадмин), работаю как правило с Linux’ами. Когда я работаю, то весь процесс пишу в тексте заметки. Как минимум пишу команды, а уже потом их выполняю в терминале. SQL/NoSQL-запросы, всякие фрагменты Ansible, Terraform. Даже если 99.9% не использую, то всё равно бывает полезно вернуться к 0.1% потом. А так как это практически живой процесс, то там встречаются пароли к сервисам (включая доступные через инет), секретные ключи (AWS, etc), токены (Github, etc).
  • быстрые заметки. Типа “как проехать туда-то”, “показания счётчиков”, etc. Это нужно иметь на телефоне
  • сканы документов. Причём очень многое нужно на телефоне, без этого тяжело, не смог обойтись. Например, бывает нужно посмотреть скан паспорта при заказе билетов. Можно дождаться, когда буду возле ноута, но порой это нужно сделать быстро. Однажды при оформлении штрафа (смешно, но это было при проезде не в том направлении по улице на велосипеде) полицейский попросил предъявить документы, благо хватило скана паспорта на телефоне.
  • впечатления, длинные личные заметки. Понятно, это какие-то наброски или “дневниковые” записи
  • отдельная категория — “безбумажный офис”. Приходят всяческие бумажные письма (счета за коммуналку, парковку, уведомления). Порой бывают нужны чеки за какой-то товар (понятно, что для чего-то нужны именно оригиналы, но сканов для большинства вещей достаточно). Например, чтобы подтвердить покупку Apple TV. Счета по email, etc.

Когда я пытался объединить это всё в одном, то быстро прекращал именно из-за рабочих вещей. Я категорически не могу (не только с точки зрения контракта, а из-за внутреннего параноика) хранить “sensitive data” в сервисе, который может по ошибке их сделать публичными. Лукавлю слегка — я использую 1Password как SaaS. Не верю я ни Dropbox, ни Google Drive, ни Github, ни даже iCloud Kit. BTSync тоже вызывал вопросы, потому что кто знает, не произойдёт ли коллизия и не синхронизируются ли мои (в принципе никому не нужные, но всё-таки) заметки другому человеку.

И проблема много-направленной синхронизации. Прорабатывал расположение шифрованных sparse-bundle images и EncFS в Dropbox. git-crypt в приватные репозитории. Синхронизацию Unison между несколькими хостами в контейнеры LUKS. Какие-то тулы для macOS. Уже даже не упомню всех вариантов. Всё было неидеальным. Включая невозможность доступа с телефона.

В итоге плюнул и решил проблему просто:

  • если у тебя всего один ноутбук, то никакая много-направленная синхронизация не нужна
  • всё, что касается работы, должно оставаться на ноутбуке на шифрованном диске. Как правило все критичные ситуации, которые я пытался решить с телефона (матерясь от дичайше неудобного процесса ввода команд), могли подождать лишние 15-30 минут, за которые я мог добраться до ноутбука. А реально критичные вещи абсолютно невозможно сделать с телефона (попробуй ввести с пару десятков непростых команд и проанализировать вывод)
  • лучше всего для этого лично мне подходит nvAlt. Я пытался переключаться между разными вариантами, включая Bear Notes, Emacs (ORG mode, deft, etc), FSNotes, Ulysses, etc. Не так удобно, как nvAlt. Как внешний редактор — Sublime
  • 99.999% заметок протухают за год. 98% — за месяц. Поэтому я стал раз в месяц переносить в архив старые заметки.
  • Быстрые заметки можно спокойно хранить только на телефоне. Drafts.app
  • Сканы документов — пока разрываюсь между Bear Notes и Notes.app, но стал замечать, что мне достаточно хранить их в iCloud и доступаться через Files.app
  • Интернет есть везде. А если его нет, то большинство заметок не нужны
  • Дневниковые заметки — в Day One. Но заметил, что практически перестал их писать и читать.
  • Наброски текстов, которые я могу писать на телефоне (очень редко) — хватает Drafts.app
  • Сканы чеков и бумажных писем делаю в основном на “нормальном” сканере, но бывает, что и в Scanbot. Забрасываю их в iCloud, храню месяца два, потом переношу в архив
  • Перестал хранить большинство email, нужные сохраняю в виде Raw Message Source или PDF (в зависимости от ситуации) в каталог со сканами.
  • Фотографии — в iCloud Photos.
  • Ежемесячный бекап всего домашнего каталога (сюда попадают в каком-то виде и iCloud Photos) и отдельно архива (назвал его “Capsule”) на два разных шифрованных HDD, находящихся территориально в разных точках. Каждый раз — новая полная копия без всяких инкрементов. Покупка новых дисков, когда старые забиваются
  • Пока использую Arq для “оперативных” данных в бесплатные 15 GB на Dropbox и Google Drive. Типа каталога Documents, где у меня в основном код и немного документов. Забил на сетевые бекапы фотографий и видео, достаточно предыдущего пункта. Не хочу платить за террабайтные облака.

tldr; упрощение решает много чего, но пока до полной простоты далеко:

  • plaintext и Markdown удобны
  • локальный nvAlt для рабочих заметок без синхронизации
  • iCloud для сканов документов
  • Drafts.app для быстрых заметок
  • Scanbot.app для чеков и бумажных писем
  • вычистка старых заметок и сканов раз в пару месяцев
  • ежемесячные бекапы на территориально разнесённые жёсткие диски
  • Бекап Arq для оперативных данных
  • Для фото — iCloud Photos